Aile Hekimliği Biriminin Gruplandırma işlemine başvurabilmesi için öncelikle Aile Sağlığı Merkezi ve Aile Hekimliği Birimi olarak; Aile Hekimliği Uygulama Yönetmeliği’nde belirtilmiş asgari ve fiziki teknik donanımı sağlamış olması gerekmektedir. Burada yanlış yorumların önüne geçebilmek adına şu ayrıntıyı açıkça ifade etmek isteriz. Eğer gruplandırma kriterinde mevcut asgari donanımların vasfını değiştiren bir ibare var ise gruplandırma rehberi kriterleri; asgari donanımların vasfını değiştiren bir ibare yok ise Aile Hekimliği Uygulama Yönetmeliğindeki ibareler geçerlidir. Buna bir örnek verecek olursak; Gruplandırması olmayan ya da Gruplandırması C veya D olan bir Aile Sağlığı Merkezi’nde JİNEKOLOJİK MUAYENE MASASI, Aile Hekimliği Uygulama Yönetmeliği’nin 23. Madde ç bendine göre Tıbbi Müdahale odasında bulundurulması gerekirken, yeni yayınlanan gruplandırma rehberine göre Gruplandırması A ve B olan Aile Sağlığı Merkezlerinde ise GEBE İZLEM VE ÜREME SAĞLIĞI ODASINDA bulundurulmalıdır. Yani Gruplandırması A ve B olan yerlerde Tıbbi Müdahale Odasında Jinekolojik Muayene Masası şartı aranmayacaktır. Bununla beraber uygulama yönetmeliğine eklenen her yeni gereklilik Gruplandırma şartlarını ve gruplandırmanın devamını etkileyeceğinden Gruplandırma başvurularında Gruplandırma Rehberi tek başına yeterli olmayıp; uygulama yönetmeliğindeki eklenen gerekliliklere de dikkat edilmelidir. Bu nedenle; Gruplandırma yazımıza Aile Hekimliği Uygulama yönetmeliğindeki son eklenen maddelerle başlıyoruz. Aile Hekimliği Uygulama Yönetmeliğinin 24. maddesinde yer alan “aile sağlığı merkezinin teknik donanımı” maddesine iki yeni madde ilave edilmiştir. 1.kk) (Ek:RG-16/5/2017-30068) Spirometre veya Peakflowmeter maddesi eklenmiştir. Bu madde her ASM için standart teknik donanımına bir tane spirometre veya Peakflowmetre bulunması şart koşulmuştur. 2.7) (Ek:RG-16/5/2017-30068) Üç ve üzeri aile hekimliği birimi bulunan aile sağlığı merkezlerinde, aile hekimlerince aile sağlığı merkezi girişinin, bekleme alanlarının ve oda girişlerinin görüntülendiği güvenlik kamera sistemi kurulur, maddesi eklenmiştir. Aile Hekimliği Uygulama Yönetmeliği için Tıklayın Bu bilgileri paylaştıktan sonra Yeni Gruplandırma Rehberine göre Gruplandırma Başvuruları ve mevcut Gruplandırmanın devamını sağlamak için nelere dikkat etmeliyiz, artık bu hususları inceleyebiliriz. Gruplandırmaya göre aranan şartlara geçmeden önce yenilenen rehberdeki en önemli hususu dile getirmek isteriz. Bilindiği üzere gruplandırması olan birimler, her 6 ayda bir grup kriterlerini taşımaya devam etme hususunda değerlendirilir, eksiklik var ise tamamlanması için 10 gün süre tanınırdı. Bu süre aynen devam etmekle birlikte artık gruplandırma denetlemelerinde eksiklik tespit edildiği andan itibaren gruplandırma düşürülmekte, tespit edilen eksiklik uygulama yönetmeliğindeki asgari ve fiziki donanım eksikliği ise birim direk grupsuz olarak değerlendirilmeye hükmedilmekte, eğer grup şartları ile ilgili bir eksiklikse o anki tespit edilen şartları sağlayan gruba düşürülmekte ve o andan itibaren tespit edilen duruma göre Cari Gider Ödenmeye başlayacaktır. Birim Eksik olan şartları 10 günden daha kısa bir süre içinde giderebilirse tespitin başladığı günden eksikliğin giderildiği kadar olan süre zarfında kesinti yapılacaktır. Bu nedenle Gruplandırma Şartlarına Aile Hekimi olarak hakim olmak ve yenilenen mevzuatları takip etmek büyük önem arz etmektedir. Bu bilgiler ışığında artık yeni rehbere göre değişen ve güncellenen dikkat edilecek hususları inceleyebiliriz. ELEKTRONİK SIRA TAKİP SİSTEMİ: Önceden bu sistem sadece A ve B grubunda aranırken artık A, B, C, D tüm gruplarda aranmakta hali hazırda grubu C ve D olan birimlerin bu maddeye özellikle dikkat etmesi gerekmektedir. Burada mevzuat açısından istenen hastanın sırasını elektronik ortamda alabilmesi ve almış olduğu sıranın hekim bilgisayarına yansımış olması ve hekimin poliklinik girişinde bekleyen hastanın görebileceği asgari 10 x10 cm ebadındaki monitöre sıra numarası ya da Ad-Soyadın yansımış olmasıdır. Bunu sağlayabilen Kiosk, Sıramatik ya da hekimin diğer hekimlerden bağımsız kendi poliklinik girişine yerleştirdiği asgari 10 x 10 cm ebadında hastanın hem girişini yapıp hem sırasını görebileceği tablet ve benzeri formdaki sıra alma sistemleri mevzuat açısından kabul görmektedir. Bunun dışındaki elektronik şartları sağlamayan hiçbir sistem kabul edilmemektedir. Yeni T.C. Kimlik kartları artık sıra takip sistemleri tarafından okunabilmekte olup; önümüzdeki süreçte yenilenecek gruplandırma rehberlerinde bu kriterlerin eklenebileceğini de değerlendirerek Aile Sağlığı Merkezlerine yeni sıra takip sistemi kuracak meslektaşlarımıza bunu dikkate alarak sıra takip sistemi kurmalarını tavsiye ediyoruz. BEKLEME ALANI EĞİTİM YAYINLARI: A, B, C, D gruplarında Bekleme alanlarında, asgari 70 ekran LCD, plazma, LED TV benzeri cihazlarla mesai saati boyunca eğitim amaçlı sağlığı geliştirici yayınlar bulunmalıdır. BEKLEME ALANI GENİŞLİĞİ: A, B, C, D gruplarında tek hekimli birimlerde asgari 20 m2 bekleme alanı bulunmalı, birden fazla aile hekimliği birimi varsa her birim için ilave 5 m2 alan bulunmalıdır. Bekleme alanı tarif olarak hol ve tüm koridorları kapsamaktadır. AŞILAMA VE BEBEK ÇOCUK İZLEMLERİ ODASI: Gruplandırması olmayan ve gruplandırması olup birim sayısı 3’ e kadar olan ASM lerde bu oda şartı aranmamaktadır. A, B, veya C gruplandırılmalarından birine dahil olan ASM’nin, bu grupta yer alan birim sayısı 4-7 olanlarda 1 müstakil oda, 8-11 olanlarda 2 müstakil oda, 12-15 olanlarda 3 müstakil oda bulundurulmalıdır. Oda genişliği asgari 10 m2 olmalı, içerisinde muayene masası en az iki adet sandalye ve masa olmalıdır. GEBE İZLEM VE ÜREME SAĞLIĞI ODASI: Gruplandırması olmayan ve gruplandırması olup birim sayısı 3’ e kadar olan ASM lerde bu oda şartı aranmamaktadır. A veya B gruplandırılmalarından birine dahil olan ASM’nin, bu grupta yer alan birim sayısı 4-7 olanlarda 1 müstakil oda, 8-11 olanlarda 2 müstakil oda, 12-15 olanlarda 3 müstakil oda bulundurulmalıdır. Oda genişliği asgari 10 m2 olmalı, içerisinde jinekolojik muayene masası bulunmalı hastaların mahremiyeti perde, paravan vb. araçlarla sağlanmış olmalıdır. Oda içerisinde Lavabo olmalıdır. BEBEK EMZİRME ODASI: A Grubu Aile Sağlığı Merkezlerinde asgari 5 m2 alanı olan bir emzirme odası veya bölümü oluşturulmalıdır. Oda yerine emzirme bölümü oluşturulmuş ise paravan ya da perde ile oluşturulmuş olmamalı, mahremiyeti sağlayacak şekilde kapısı olmalıdır. Odanın asgari 15×30 cm tabelası olmalıdır. Oda içerisinde emniyet önlemleri alınmış korunaklı bir bebek bakım ünitesi, annenin kullanabileceği ıslak mendil, en az bir adet koltuk veya sandalye olmalıdır. TIBBİ MÜDAHALE ODASI: Aile Hekimliği Uygulama Yönetmeliği gereği, gruplandırma olsun ya da olmasın asgari fiziki şartlar gereği tüm ASM’lerde 1 adet Tıbbi Müdahale odası bulunması zorunludur. Gruplandırması A olan ve bu grubun şartlarını sağlayan birim sayısı 8-11 olan ASM’lerde 2 tıbbi müdahale odası, birim sayısı 12-15 olan ASM’lerde 3 tıbbi müdahale odası bulundurulması gerekir. İlave müdahale odasında lavabo, muayene ve müdahale masası, hasta mahremiyetini sağlamaya yönelik perde, paravan vb. önlemler ile müdahale için gerekli tıbbi sarf malzemeleri kullanıma hazır şekilde bulundurulmalıdır. TEMİZLİK PERSONELİ ÇALIŞTIRILMASI: Gruplandırması A, B, C veya D olan her aile hekimi haftalık asgari 10 saat temizlik personeli çalıştırmalıdır. Temizlik,dezenfeksiyon, sterilizasyon talimatları bulunmalı, uygulanmalı, temizlik personeli bu konuda eğitilmeli ve bu eğitimler kayıt altına alınmalıdır. Temizlik personeli kalorifer yakacak ise halk eğitim merkezleri tarafından verilen Kalorifer Yakma Sertifikasına sahip olmalı ve bu sertifika kayıt altına alınmalıdır. Çalıştırılan personelin SGK’ya kaydedildiğine, aile hekimi ya da hekimlerince sigorta primlerinin yatırıldığına, vergi dairesine vergi ödemelerinin yapıldığına ve maaşının ödendiğine dair belgeler özlük dosyasında saklanmalıdır. Gruplandırma için ilk başvuruda denetleme ekibine ilk ay için sadece SGK İşe Giriş Bildirgesi sunmak yeterlidir. Hizmet satın alma yoluyla sağlanıyorsa ayrıca fatura da özlük dosyasına eklenmelidir. Çalıştırılan personelin güncel çalışma gün ve saatleri yazılı olarak müdürlüğe bildirilmelidir. Çalıştırılan personelin kullanacağı
ASM’de Dışarıdan Çalıştırılan Personeller İçin Dikkat Edilecek Hususlar
Aile Sağlığı Merkezlerinde gruplandırması olan her birim, bulunduğu grupta gruplandırma kriterinin ön gördüğü haftalık saat kadar dışardan personel çalıştırmak zorundadır. Bunun detaylarına gruplandırma yazımızda yer vereceğiz. ASM’ DE İŞE BAŞLAYAYACAK PERSONEL İÇİN HAZIRLANACAK BELGELER Yukarıda belirtilen evraklar ÇALIŞAN PERSONEL ÖZLÜK DOSYASINDA bulundurulacak olup; Mal Müdürlüğü, SGK ya da İl Sağlık Müdürlüğünden yapılacak denetlemelerde PERSONEL ÖZLÜK DOSYANIZIN eksiksiz olması büyük önem arz etmektedir. Ayrıca yukarıda sıralanan maddeler bu süreçte izleyeceğiniz yol haritasının sıralanmış halidir. Örneğin sıralamaya dikkat edecek olursak önce Mal Müdürlüğüne işe başlayışımızı bildirip; daha sonra SGK işlemlerimizi yapacağız. İş yerinin vergi sicil kaydını başlatmadan, SGK dan sigortalı sicil kaydı başlatırsak, VERGİ KAÇIRMA suçlamasıyla karşılaşırız. Tüm evraklarımızı hazırladıktan sonra personel işe başladıktan sonraki süreci nasıl yürüteceğiz şimdi de ona bakalım. ASM’de personel çalıştıracak hekimin, bu hizmeti sunabilmek için çeşitli seçenekleri vardır: 1-Hekimin personel işlerini tamamen kendi yürüttüğü metot 2-Hekimin hizmeti taşeron bir firma aracılığı ile aldığı metot 3-Hekimin personel işlerini muhasebeci tutarak yürüttüğü metot 1-Hekimin personel işlerini tamamen kendi yürüttüğü metot: Bu metodu tercih ederseniz, yukarıda bahsettiğimiz evrakları hazırlayıp personelinizi işe başlattıktan sonraki süreçte her ay çalışanın sigorta pirim ödemelerini tahakkuk etmek, SGK’ya ödemek ve bildirmek, her 3 ayda bir çalışanların gelir vergisi ve stopajlarını tahakkuk etmek, vergi dairesine ödemesini yapmak ve Mal Müdürlüğüne muhtasar beyanname bildirmek sizin sorumluğunuzdadır. Bu hizmetleri yapabilmeniz için ilgili kurumlarda işlemleri yürütebilmeniz için kurumlar size kullanıcı giriş şifresi verir. Aile Hekiminin yoğun olarak hizmet sunduğu bir süreçte, ciddi hesaplamalar gerektiren ve en ufak bir dalgınlığın ciddi yükümlülükler getireceği bu metodu KonAHED olarak önermediğimizi hatırlatıp tercihi o işi yürütecek hekimimize bırakıyoruz. 2-Hekimin hizmeti taşeron bir firma aracılığı ile aldığı metot: Bu metodu tercih ederseniz, personelin işe başlaması için gerekli evrakları sizin hazırlamanıza gerek yoktur. Çalıştıracağınız kişi zaten anlaştığınız firmanın çalışanı olduğu için onlar size özlük dosyasını hazırlar ve verir. Personel işe başladıktan sonra da çalışma sürecinde de her ay ödeyeceğiniz fatura ve yazımızın devamında bahsedeceğimiz aylık SGK dökümlerini sizlere gönderir. Kısaca, çalıştırdığınız personelin maaş, sigorta, vergi ve stopaj ödemelerini ve bunun ilgili kurumalara bildirimini anlaştığınız taşeron firma yapar. Siz sadece firmanın size gönderdiği faturayı firmaya ödeme yaparsınız. Bu anlatılanlara bakıldığında hekimler için çok cazip görünen bu metodun avantaj ve dezavantajlarını sunarak kararı yine size bırakıyoruz. Bize göre görünen tek avantaj; yukarıda belirttiğimiz gibi hekime iş yükü oluşturmadan bütün takibi anlaşma yapılan taşeron firmanın yapıyor olması. Dezavantaj olarak gördüğümüz kaygıları paylaşacak olursak; Bahsettiğimiz tüm bu dezavantajlar çeşitli örneklerle artırılabilir. Buradan çıkarmamız gereken en önemli sonuç; şirketle anlaşma yapıldığında hekimin tamamen kontrol dışı kalıp, anlaştığı şirketin tamamen iş ile ilgili etik değerlere verdiği önemle sınırlanmış olmasıdır. Bahsettiğimiz çekincelerden oluşan ihtilaflara bağlı yargılama süreçlerinde her türlü yaptırımın HEKİME hükmedildiğinin altını tekrar çizmek isteriz. Kısacası bu metodla bir hekimin personel çalıştırmasını bir hekim gözüyle betimleyecek olur isek hekimin kaşesini bir başkasına teslim etmesi gibidir. Karşılaşabileceğimiz ağır hukuki yaptırımları göz önünde bulunduracak olursak; KonAHED olarak bu metodu da önermediğimizi hatırlatıp tercihi yine siz hekimlerimize bırakıyoruz. 3- Hekimin personel işlerini muhasebeci tutarak yürüttüğü metot: Bu metot ilk bahsettiğimiz metodun muhasebeci kontrolünde yürütülen versiyonudur, diyebiliriz. İlk metotta olduğu gibi iş veren hekimin kendisidir. Dolayısıyla yazımızın en başında bahsettiğimiz işe başlayış evraklarını muhasebecinin yönlendirmeleriyle hazırlar ve muhasebecisine teslim eder. İş veren; hekimin kendisi olduğundan işyerinin kurumlar ile yürütülecek tüm işlemlerdeki kullanıcı şifreleri, hekim üzerine açılır. Muhasebeci, bu kullanıcı üzerinden işlemlerini hekim adına yürütür ve her ay çalışanların hesap bordrosu, SGK dökümleri ile vergi ve stopaj ödemelerini hekim adına takip ederek hazırladığı evrakları takip eden ayda hekime gönderir. Bu çalışma şeklinde; hekim kullanıcı şifresine sahip olduğundan, istediğinde her ay ilgili kurumların sistemine girerek muhasebecinin ödemeleri düzenli yapıp yapmadığını, iş veren olarak düzenli takip edebilir. Muhasebeci tarafından her ay mevzuat şartlarına göre personel ücret bordrosu hazırlandığından, hekim de personel hesabına bordrodaki tutarı maaş olarak yatırır. Dolayısıyla personel maaşının zamanında yatırılması tamamen iş veren olarak hekimin kontrolünde sağlanmış olur. İlerleyen süreçte geçmişe dönük ihtilaflar yaşamamak adına maaş ödemesi asla elden yapılmamalı, personel adına açılmış banka hesabına yatırılarak, maaşın hangi ay ve yıla ait olduğu detaylı belirtilerek ödeme yapılmalıdır. Bu sistemde muhasebeciye ödenen aylık ücretler, şirket ile anlaşmaya göre çok düşük maliyetli olduğundan hekime mali yönden ek külfet getirmez. Tüm metotların biz hekimlere sağlayacağı yarar-zarar durumunu yeniden değerlendirdiğimizde KonAHED olarak; bir aile hekimi için en iyi seçeneğin muhasebeciyle anlaşmak olduğunu hatırlatıp tercihi size bırakıyoruz. Personelimizi hangi metotla çalıştıracağımıza karar verdiysek; artık çalıştırdığımız personel ile ilgili aylık takip edip dosyamızda bulundurmamız gereken evrakları değerlendirebiliriz. DIŞARIDAN ÇALIŞTIRILAN PERSONEL İÇİN ASM’DE DÜZENLİ TUTULACAK EVRAKLAR 1- AYLIK ÜCRET BORDROSU (Çalışan personel tarafından imzalanacaktır.) 2- AYLIK ÜCRET HESAP PUSULASI (Çalışan personel ve işveren tarafından imzalanacaktır.) 3- SGK TAHAKKUK FİŞİ 4- SGK SİGORTALI HİZMET LİSTESİ (Eksik Gün Bildirim Formu olarak da bilinir.) 5- PERSONEL PUANTAJ CETVELİ (Gruplandırma denetlemelerinde çalışan personelin haftalık çalışma saatini gösterdiğinden, aynı zamanda denetleme ekibinin özellikle baktığı formlardan biridir.) 6- PERSONEL İZİN-RAPOR DURUM FORMU (Personel izin ya da rapor alırsa doldurulması gereken formdur.) Yukarıda belirtilen evrakları her ay düzenli dosyalamanız her türlü kurumdan yapılabilecek denetlemeyi başarıyla geçmenizi sağlayacaktır. DIŞARIDAN ÇALIŞTIRILAN PERSONELİN İZİN KULLANIMI İşe yeni giren personelin ilk yılını dolduruncaya kadar izin hakkı yoktur. Ancak iş veren, kendi insiyatifi ile ilk yıl da izin kullandırabilir. Personel ilk yılını doldurduktan sonra 14 gün izin hakkı kazanır. Diğer iş yerlerinden farklı olarak dışarıdan çalıştırılan personel hususunda; aile sağlığı merkezlerinde hizmetin devam etmesi esastır. Çalışan personel, izin hakkından ötürü izin kullanmak istediğinde; hekim iş veren olarak gruplandırma kriterlerini devam ettirmek adına izin süresince yerine başka bir kişiyi çalıştırmakla yükümlüdür. Ancak personel çalıştırılması ile ilgili herhangi bir süre kesintisi olması (yeni personel, izin vb.) durumunda gruplandırma kriterlerinin devamı bakımından aile hekimine 1 yılda toplam 14 güne kadar süre tanınabilir. Bu sürenin uzaması halinde hizmetin devamlılığı için başka bir personel çalıştırılmalıdır. DIŞARIDAN ÇALIŞTIRILAN PERSONELİN İŞTEN AYRILIŞ VE TAZMİNAT HAKKI İş kanunu gereği işe yeni giren bir personel 1 yılını doldurmadan tazminat hakkı kazanamaz. Ancak işveren, kendi insiyatifi ile yılını doldurmadan işten çıkardığı personeline isterse tazminat ödeyebilir. Personel, 1 yılını doldurduktan sonra kendi isteğiyle işten ayrılırsa tazminat hakkı kazanamaz. Ancak işveren, kendi isteğiyle işten ayrılan personeline isterse tazminat ödeyebilir. Personel çalıştığı iş yerinde, iş kanunu ya da iş sözleşmesine aykırı bir