GRUPLANDIRMADA DİKKAT EDİLECEK HUSUSLAR

Aile Hekimliği Biriminin Gruplandırma işlemine başvurabilmesi için öncelikle Aile Sağlığı Merkezi ve Aile Hekimliği Birimi olarak; Aile Hekimliği Uygulama Yönetmeliği’nde belirtilmiş asgari ve fiziki teknik donanımı sağlamış olması gerekmektedir. Burada yanlış yorumların önüne geçebilmek adına şu ayrıntıyı açıkça ifade etmek isteriz. Eğer gruplandırma kriterinde mevcut asgari donanımların vasfını değiştiren bir ibare var ise gruplandırma rehberi kriterleri; asgari donanımların vasfını değiştiren bir ibare yok ise Aile Hekimliği Uygulama Yönetmeliğindeki ibareler geçerlidir. Buna bir örnek verecek olursak; Gruplandırması olmayan ya da Gruplandırması C veya D olan bir Aile Sağlığı Merkezi’nde JİNEKOLOJİK MUAYENE MASASI, Aile Hekimliği Uygulama Yönetmeliği’nin 23. Madde ç bendine göre Tıbbi Müdahale odasında bulundurulması gerekirken, yeni yayınlanan gruplandırma rehberine göre Gruplandırması A ve B olan Aile Sağlığı Merkezlerinde ise GEBE İZLEM VE ÜREME SAĞLIĞI ODASINDA bulundurulmalıdır. Yani Gruplandırması A ve B olan yerlerde Tıbbi Müdahale Odasında Jinekolojik Muayene Masası şartı aranmayacaktır. Bununla beraber uygulama yönetmeliğine eklenen her yeni gereklilik Gruplandırma şartlarını ve gruplandırmanın devamını etkileyeceğinden Gruplandırma başvurularında Gruplandırma Rehberi tek başına yeterli olmayıp; uygulama yönetmeliğindeki eklenen gerekliliklere de dikkat edilmelidir.

Bu nedenle; Gruplandırma yazımıza Aile Hekimliği Uygulama yönetmeliğindeki son eklenen maddelerle başlıyoruz.

Aile Hekimliği Uygulama Yönetmeliğinin 24. maddesinde yer alan "aile sağlığı merkezinin teknik donanımı" maddesine iki yeni madde ilave edilmiştir.

1.kk) (Ek:RG-16/5/2017-30068) Spirometre veya Peakflowmeter  maddesi eklenmiştir. Bu madde her ASM için standart teknik donanımına bir tane spirometre veya Peakflowmetre bulunması şart koşulmuştur.

2.7) (Ek:RG-16/5/2017-30068) Üç ve üzeri aile hekimliği birimi bulunan aile sağlığı merkezlerinde, aile hekimlerince aile sağlığı merkezi girişinin, bekleme alanlarının ve oda girişlerinin görüntülendiği güvenlik kamera sistemi kurulur, maddesi eklenmiştir.

AileHekimliği Uygulama Yönetmeliği için Tıklayın

Bu bilgileri paylaştıktan sonra Yeni Gruplandırma Rehberine göre Gruplandırma Başvuruları ve mevcut Gruplandırmanın devamını sağlamak için nelere dikkat etmeliyiz, artık bu hususları inceleyebiliriz.

Gruplandırmaya göre aranan şartlara geçmeden önce yenilenen rehberdeki en önemli hususu dile getirmek isteriz. Bilindiği üzere gruplandırması olan birimler, her 6 ayda bir grup kriterlerini taşımaya devam etme hususunda değerlendirilir, eksiklik var ise tamamlanması için 10 gün süre tanınırdı. Bu süre aynen devam etmekle birlikte artık gruplandırma denetlemelerinde eksiklik tespit edildiği andan itibaren gruplandırma düşürülmekte, tespit edilen eksiklik uygulama yönetmeliğindeki asgari ve fiziki donanım eksikliği ise birim direk grupsuz olarak değerlendirilmeye hükmedilmekte, eğer grup şartları ile ilgili bir eksiklikse o anki tespit edilen şartları sağlayan gruba düşürülmekte ve o andan itibaren tespit edilen duruma göre Cari Gider Ödenmeye başlayacaktır. Birim Eksik olan şartları 10 günden daha kısa bir süre içinde giderebilirse tespitin başladığı günden eksikliğin giderildiği kadar olan süre zarfında kesinti yapılacaktır. Bu nedenle Gruplandırma Şartlarına Aile Hekimi olarak hakim olmak ve yenilenen mevzuatları takip etmek büyük önem arz etmektedir. Bu bilgiler ışığında artık yeni rehbere göre değişen ve güncellenen dikkat edilecek hususları inceleyebiliriz.

ELEKTRONİK SIRA TAKİP SİSTEMİ:

Önceden bu sistem sadece A ve B grubunda aranırken artık A, B, C, D tüm gruplarda aranmakta hali hazırda grubu C ve D olan birimlerin bu maddeye özellikle dikkat etmesi gerekmektedir.

Burada mevzuat açısından istenen hastanın sırasını elektronik ortamda alabilmesi ve almış olduğu sıranın hekim bilgisayarına yansımış olması ve hekimin poliklinik girişinde bekleyen hastanın görebileceği asgari 10 x10 cm ebadındaki monitöre sıra numarası ya da Ad-Soyadın yansımış olmasıdır. Bunu sağlayabilen Kiosk, Sıramatik ya da hekimin diğer hekimlerden bağımsız kendi poliklinik girişine yerleştirdiği asgari 10 x 10 cm ebadında hastanın hem girişini yapıp hem sırasını görebileceği tablet ve benzeri formdaki sıra alma sistemleri mevzuat açısından kabul görmektedir. Bunun dışındaki elektronik şartları sağlamayan hiçbir sistem kabul edilmemektedir. Yeni T.C. Kimlik kartları artık sıra takip sistemleri tarafından okunabilmekte olup; önümüzdeki süreçte yenilenecek gruplandırma rehberlerinde bu kriterlerin eklenebileceğini de değerlendirerek Aile Sağlığı Merkezlerine yeni sıra takip sistemi kuracak meslektaşlarımıza bunu dikkate alarak sıra takip sistemi kurmalarını tavsiye ediyoruz.

BEKLEME ALANI EĞİTİM YAYINLARI:

A, B, C, D gruplarında Bekleme alanlarında, asgari 70 ekran LCD, plazma, LED TV benzeri cihazlarla mesai saati boyunca eğitim amaçlı sağlığı geliştirici yayınlar bulunmalıdır.

BEKLEME ALANI GENİŞLİĞİ:

A, B, C, D gruplarında tek hekimli birimlerde asgari 20 m2 bekleme alanı bulunmalı, birden fazla aile hekimliği birimi varsa her birim için ilave 5 m2 alan bulunmalıdır. Bekleme alanı tarif olarak hol ve tüm koridorları kapsamaktadır.

AŞILAMA VE BEBEK ÇOCUK İZLEMLERİ ODASI:

Gruplandırması olmayan ve gruplandırması olup birim sayısı 3’ e kadar olan ASM lerde bu oda şartı aranmamaktadır. A, B, veya C gruplandırılmalarından birine dahil olan ASM’nin, bu grupta yer alan birim sayısı 4-7 olanlarda 1 müstakil oda, 8-11 olanlarda 2 müstakil oda, 12-15 olanlarda 3 müstakil oda bulundurulmalıdır. Oda genişliği asgari 10 m2 olmalı, içerisinde muayene masası en az iki adet sandalye ve masa olmalıdır.

GEBE İZLEM VE ÜREME SAĞLIĞI ODASI:

Gruplandırması olmayan ve gruplandırması olup birim sayısı 3’ e kadar olan ASM lerde bu oda şartı aranmamaktadır. A veya B gruplandırılmalarından birine dahil olan ASM’nin, bu grupta yer alan birim sayısı 4-7 olanlarda 1 müstakil oda, 8-11 olanlarda 2 müstakil oda, 12-15 olanlarda 3 müstakil oda bulundurulmalıdır. Oda genişliği asgari 10 m2 olmalı, içerisinde jinekolojik muayene masası bulunmalı hastaların mahremiyeti perde, paravan vb. araçlarla sağlanmış olmalıdır. Oda içerisinde Lavabo olmalıdır.

BEBEK EMZİRME ODASI:

A Grubu Aile Sağlığı Merkezlerinde asgari 5 m2 alanı olan bir emzirme odası veya bölümü oluşturulmalıdır. Oda yerine emzirme bölümü oluşturulmuş ise paravan ya da perde ile oluşturulmuş olmamalı, mahremiyeti sağlayacak şekilde kapısı olmalıdır. Odanın asgari 15x30 cm tabelası olmalıdır. Oda içerisinde emniyet önlemleri alınmış korunaklı bir bebek bakım ünitesi, annenin kullanabileceği ıslak mendil, en az bir adet koltuk veya sandalye olmalıdır.

TIBBİ MÜDAHALE ODASI:

Aile Hekimliği Uygulama Yönetmeliği gereği, gruplandırma olsun ya da olmasın asgari fiziki şartlar gereği tüm ASM’lerde 1 adet Tıbbi Müdahale odası bulunması zorunludur. Gruplandırması A olan ve bu grubun şartlarını sağlayan birim sayısı 8-11 olan ASM’lerde 2 tıbbi müdahale odası, birim sayısı 12-15 olan ASM’lerde 3 tıbbi müdahale odası bulundurulması gerekir. İlave müdahale odasında lavabo, muayene ve müdahale masası, hasta mahremiyetini sağlamaya yönelik perde, paravan vb. önlemler ile müdahale için gerekli tıbbi sarf malzemeleri kullanıma hazır şekilde bulundurulmalıdır.

TEMİZLİK PERSONELİ ÇALIŞTIRILMASI:

Gruplandırması A, B, C veya D olan her aile hekimi haftalık asgari 10 saat temizlik personeli çalıştırmalıdır. Temizlik,dezenfeksiyon, sterilizasyon talimatları bulunmalı, uygulanmalı, temizlik personeli bu konuda eğitilmeli ve bu eğitimler kayıt altına alınmalıdır. Temizlik personeli kalorifer yakacak ise halk eğitim merkezleri tarafından verilen Kalorifer Yakma Sertifikasına sahip olmalı ve bu sertifika kayıt altına alınmalıdır. Çalıştırılan personelin SGK’ya kaydedildiğine, aile hekimi ya da hekimlerince sigorta primlerinin yatırıldığına, vergi dairesine vergi ödemelerinin yapıldığına ve maaşının ödendiğine dair belgeler özlük dosyasında saklanmalıdır. Gruplandırma için ilk başvuruda denetleme ekibine ilk ay için sadece SGK İşe Giriş Bildirgesi sunmak yeterlidir. Hizmet satın alma yoluyla sağlanıyorsa ayrıca fatura da özlük dosyasına eklenmelidir. Çalıştırılan personelin güncel çalışma gün ve saatleri yazılı olarak müdürlüğe bildirilmelidir. Çalıştırılan personelin kullanacağı izinler ve çalışma planındaki değişiklikler de yazılı olarak müdürlüğe bildirilmelidir. Personel ile ilgili herhangi bir süre kesintisi olması (yeni personel, izin vb.) durumunda gruplandırma kriterlerinin devamı bakımından aile hekimine 1 yılda 14 güne kadar süre tanınabilir. Bu sürenin uzaması halinde hizmetin devamlılığı için başka bir personel çalıştırılmalıdır.

ASM Talimatları için Tıklayın

YARDIMCI SAĞLIK PERSONELİ ÇALIŞTIRILMASI:

Gruplandırması A, B, veya C olan her aile hekimi haftalık asgari 10 saat yardımcı sağlık personeli çalıştırmalıdır. Bu personeller temizlik hizmeti görmek üzere çalıştırılamazlar. Aynı temizlik personelinde olduğu gibi bu personelin de SGK işlemleri özlük dosyasında eksiksiz bulundurulmalı, aynı zamanda mesleğinin icrasına yönelik tescilli diploma örneği de özlük dosyasında saklanmalıdır. Tıbbi sekreter olarak görevlendirilecek bireyler Sağlık Meslek Liselerinin Tıbbi Sekreterlik Bölümü mezunları ile üniversitelerin Tıbbi Dökümantasyon ve Sekreterlik bölümlerinden mezun olmaları gerekmektedir. Çalışma saatleri ASM mesai saatleri ile aynı olmak zorundadır. Çalıştırılan personelin güncel çalışma gün ve saatleri müdürlüğe bildirilmiş olmalıdır. Bu personellerin izin kullanımında da aynı temizlik personelinde yukarıda belirtilmiş olan gruplandırma devamına göre olan şartlar geçerlidir.

İLAVE YARDIMCI SAĞLIK PERSONELİ ÇALIŞTIRILMASI:

Gruplandırması A olan Aile Sağlığı Merkezlerinde; yukarıda bahsi geçen haftalık asgari 10 saat çalıştırılan yardımcı sağlık personeline ilave asgari 10 saat daha yardımcı sağlık personeli çalıştırılır. Yukarıda belirtilen Yardımcı sağlık personeli için belirtilen tüm hükümler ilave yardımcı sağlık personeli için de geçerlidir.

ASM'de Personel Çalıştırırken Dikkat Edilecekler için Tıklayın

Birim Sayısı ve Gruba Göre Personel Sayısı Hesabı için Tıklayın

ESNEK MESAİ UYGULAMASI:

Tek birimli ASM’ler dışında, birim sayısı birden fazla olan ASM’lerde A veya B grubuna katılmış birimler esnek mesai uygulamasına tabidirler. Birim sayısı birden fazla olan ASM’lerde A veya B grubuna katılan tek birim dahi olsa esnek mesai uygulayacak, A veya B grubuna katılmamış olan aynı ASM’deki diğer birimler esnek mesai uygulamasına tabi olmayacaklardır. Esnek Mesai uygulaması yapan her birim haftalık 3 saat esnemelidir. Aynı ASM’de esnek mesai uygulayacak birimin 5 ve üzeri olması durumunda ASM haftalık en az 55 saat açık kalacak şekilde planlama yapılır. Örneğin 7 birimli bir ASM her birim 3 saat esneyeceğinden; ASM’yi haftalık fazladan 21 saat toplamda 61 saat açık tutabileceği gibi isterse bazı birimleri aynı zamanda diliminde esneterek haftalık fazladan 15 saat toplamda 55 saat açık tutabilecektir. Burada dikkat edilecek olan 5 ve üzeri birimlerde ASM haftalık 55 saat açık olsa bile her birim haftalık kendine düşen 3 saatlik esnemesini mutlaka yapacaktır. Esnek mesai çizelgeleri aylık onaylı ve ASM’nin günün hangi saatlerinde açık bulunacağı vatandaşın görebileceği şekilde asılmalı ve ASM web sitesinde de aylık güncellenmelidir. Esnek mesailerde aynı birimin aile hekimi ve aile sağlığı elemanı birlikte çalışmalı, vatandaşın hizmete ulaşmasını kolaylaştırıcı makul zamanlar tercih edilmelidir. Yapılan ASM denetimlerinde esnek mesaiye uymayan birim tespit edildiğinde sadece o birimin gruplandırılması düşürülecektir.

ASM WEB SİTESİ:

Gruplandırması A olan ASM’lerin önceden web sitesi olması şartı aranırken, yeni gruplandırma rehberiyle web sitesinin GÜNCEL olma şartı konmuştur. İnternet sayfasında güncel ASM dış ve iç hizmet alanlarına ait mevcut halinin fotoğrafları, ulaşım adresi ve iletişim numaraları, ASM’de aile hekimi ve aile sağlığı elemanlarının isimleri, çalışma saatleri sunulan hizmetler ( hizmet detayı ve hizmet için gerekli bilgi-belgeler dahil olmak üzere açıklayıcı bilgiler), varsa yapılan halk eğitimi ve sosyal projelere ilişkin bilgiler, hizmete ilişkin önemli duyurular, aylık esnek mesai çizelgesi, bağlı olunan İl Sağlık Müdürlüğü İletişim bilgileri yer almalıdır. (ASM’deki A grubu olmayan diğer birimlerin yanlızca birim adlarının olması yeterlidir.) Web sitesi adresi ASM’de bulunan panoda ilan edilmiş olmalıdır.

ENGELLİ TUVALETİ:

Gruplandırması A olan ASM’lerde mevcut tuvaletlere ilaveten en az bir adet engelli tuvaleti bulunmalı ya da mevcut olan bay ve bayan tuvaletlerinden her ikisi de engelliler için yeniden düzenlenmiş olmalıdır. (Bay WC + Bayan WC + Engelli WC veya Engelli Bay WC + Engelli Bayan WC) Günlük temizlikleri yapılmalı, temizlik kontrol çizelgesi olmalı, içerisinde sıvı sabun, kağıt havlu ve tuvalet kağıdı, poşetli çöp kovası ve acil çağrı butonu bulunmalıdır. Kapısı, penceresi ve camları tam ve eksiksiz olmalı, pencere bulunmayan yerlerde mekanik havalandırma olmalıdır.

BEBEK DOSTU AİLE HEKİMLİĞİ:

Yeni Gruplandırma Rehberine göre gruplandırması A, B, C ve D olan aile hekimliği biriminin “Bebek Dostu” olduğunu gösterir belgesi olması zorunlu hale gelmiştir. Önceden bebek dostu olan birimler belgelerini zaten birim olarak almışlardır ve bu belge yeterlidir ancak daha önceden bebek dostu olmayan birimler için grup şartı sağlaması için ÇEKÜS şubeleri tarafından eskisi gibi birime özel değil aile hekimi ve aile sağlığı elemanına özel sertifikasyon eğitimleri almakta ve bu sertifikalar kişiye özel olduğundan hekim kendisi bu sertifika ile bebek dostu ünvanı aldığından birim değişikliklerinde de bebek dostu ünvanını taşımış olması açısından avantajlı bir uygulama olmakla birlikte hali hazırda bebek dostu birim ünvanı olan aile hekimi ve aile sağlığı elemanlarının da bu sertifikasyon eğitimine gruplandırma şartlarının devamı için katılım zorunluluğu gerekiyormuş gibi bebek dostu ünvanı olan birimlerin de dahil edilmesi gerektiği ifade edilmekte ve bu birimler de eğitime dahil olmaktadır. Bu durumdaki aile hekimlerinin sertifika eğitimine katılması ileride gelişebilecek birim değişikliği durumlarında bebek dostu olmayı gittiği birimde de devam ettirme açısından fayda sağlayacağı aşikar olsa da bu eğitimlere katılmadığı takdirde mevcut birimindeki bebek dostunu kaybedip gruplandırılma kaybı olacak gibi algılar yaratmak son derece yanlıştır. Çünkü rehber, aile hekiminin bebek dostu sertifikası alıp almadığını değil mevcut birimin bebek dostu olup olmadığını sorgulamaktadır. Ayrıca gruplandırma kriterleri ve bunun karşılığında yatan cari gider ödeneği aile hekiminin bulunduğu birimde sağlaması gereken şartlarla belirlenecekken; aile hekimi bebek dostu olmasına rağmen, eğer aile sağlığı elemanı yoksa ya da yeni anlaştığı aile sağlığı elemanı bebek dostu sertifikasına sahip değilse, birimin gruplandırılması düşürülür gibi sahada yanlış algılar yaratılmakta ve bunlar gerçeği yansıtmamaktadır. Aile Hekimi ve Aile Sağlığı Elemanı birlikte aile hekimliği biriminin ayrılmaz parçası olup elbette her ikisi de bebek dostu ünvanı almalıdır. Ancak çeşitli sebeplerle aile sağlığı elemanın değiştiği durumlarda birim ünvanını devam ettirmek için yeni aile sağlığı elemanı bebek dostu sertifikasyon eğitimine dahil edilir ama bu süre zarfında aile hekiminin gruplandırılması düşürülür gibi bir anlayış aile hekimliği sistemiyle asla bağdaşmayacaktır.

ASM GÜVENLİK KAMERA SİSTEMİ:

Birim sayısı 3 ve üzeri olan ASM’lerde gruplandırmaya bakılmaksızın Güvenlik Kamera Sistemi kurulması Aile Hekimliği Uygulama Yönetmeliğince asgari fiziki donanım olarak kabul edilip zorunlu hale getirilmiştir. Eğer ASM’deki birimler A, B, C, gruplarından birine dahil ise birim sayısına bakılmaksızın gruplandırma şartı gereği Güvenlik Kamera Sistemi kurulması zorunludur. Kameralar ASM bina girişinin, bekleme alanı oda girişlerinin görüntülenebileceği ve hasta mahremiyetini dikkate alacak şekilde yerleştirilmiş olmalıdır. Tüm kameraların aktif olarak ASM’nin açık olduğu mesai saatlerinde kayıt yapıyor olması zorunlu olup; mevcut sistem asgari son 1 aylık kaydı, müdürlük veya adli makamlar tarafından talep edildiğinde sunabilecek kapasitede muhafaza ediyor olması gerekmektedir. Mevcut kayıtlar gerektiğinde CD, DVD, Flash Disk veya buna benzer depolama aygıtları ile alınabilmelidir. Bekleme alanlarına ve ASM girişine binanın güvenlik kamerası ile görüntülü kayıt altına alındığını belirtir tabela asılmalıdır. Sesli kayıt zorunluluğu bulunmamakta olup; eğer sistem aynı zamanda sesli kayıt yapacak şekilde kurulmuşsa asılan tabelalara mutlaka sesli kayıt yapıldığı ibaresi de yazılmış olmalıdır. Kamera kurulumu için belirlenmiş olan bina girişi bekleme alanı ve koridorlar gibi bölümler kamusal alan olup; bu kayıtların yapıldığının da kamuya tabelalarla duyurulması hukuki çerçevede kurumsal güvenlik takibi yapıldığını gösterir. Bu alanlar dışındaki ASM’deki diğer odalar, hasta için özel alana girdiğinden bekleme alanı ve koridorlara kurulan kameraların direk oda içini görüntüleyecek şekilde kurulması veya oda içlerine kamera kurulumu yapılması hastanın mahremiyetine ve özel alan ihlaline gireceğinden hukuki açıdan suç teşkil edeceğinden güvenlik kamera sistemi kurulurken bu hususlara özellikle dikkat edilmelidir. Ayrıca gruplandırma kriterlerinde bulunmasa da, “kayıtların asgari 1 ay tutulması“ ibaresini eksiksiz yerine getirebilmek için binada jenaratör olsa dahi kayıt cihazının kesintisiz güç kaynağına bağlı olacak şekilde kurulması da tavsiye niteliğinde değerlendirilmelidir. Elektrik kesintilerinde jeneratör devreye girmesi için arada kesinti zamanı olmakta bu sırada kayıt cihazının jenaratörün devreye girmesiyle açılıp aktif hale gelmesi 2-3 dk yı bulmaktadır. Uzun süreli elektrik kesintilerinde güvenlik kamera kaydının devamlılığı kesintisiz güç kaynağı ve jenaratör gibi takviyelerle sağlanmalıdır.

GRUPLANDIRMA REHBERİNDE ZORUNLULUĞU ÇIKARILAN MADDELER:

A ve B gruplarında önceden zorunlu olan rahim içi araç uygulaması ve buna bağlı gruplandırma için RIA sertifikalı olma şartı kaldırılmıştır.

A grubu için muayene odasının asgari 14 m2 olma şartı kaldırılmıştır.

Yeni rehbere göre en ufak bir gruplandırma eksikliğinde, direk gruplandırma ve cari gider kaybı yaşandığından gruplandırma şartlarını sağlama büyük önem arz etmektedir.

Saygılarımla,

Dr. Aras Yıldız

KonAHED Hukuk Komisyonu Üyesi

Güncel Gruplandırma Rehberi için Tıklayın

Gruplandırma Başvurularında İstenecek Belgeler için Tıklayın