ASM’ DE DIŞARIDAN ÇALIŞTIRILAN PERSONELLER İÇİN DİKKAT EDİLECEK HUSUSLAR

Aile Sağlığı Merkezlerinde gruplandırması olan her birim, bulunduğu grupta gruplandırma kriterinin ön gördüğü haftalık saat kadar dışardan personel çalıştırmak zorundadır. Bunun detaylarına gruplandırma yazımızda yer vereceğiz.

ASM’ DE İŞE BAŞLAYAYACAK PERSONEL İÇİN HAZIRLANACAK BELGELER

- Personel çalıştıracak hekimin bulunduğu ASM’ de aile hekimi olarak görev yaptığına dair TSM’ den alınmış GÖREV YERİ BELGESİ

- Personel çalıştıracak hekime ait NOTERDEN ALINMIŞ İMZA BEYANNAMESİ

- Personel çalıştıracak hekime ait NÜFUS CÜZDANI FOTOKOPİSİ

- Personel çalıştıracak hekime ait bağlı olduğu Mal Müdürlüğüne verilecek İŞE BAŞLAMA BİLDİRİMİ

- Personel çalıştıracak hekime ait bağlı olduğu Mal Müdürlüğüne verilecek MUHTASAR BEYANNAME

- Çalıştırılacak personele ait SABIKA SİCİL KAYDI (artık E-Devlet üzerinden alınabiliyor)

- Çalıştırılacak personele ait SAĞLIK RAPORU

- Çalıştırılacak personele ait NÜFUS CÜZDANI FOTOKOPİSİ

- Çalıştırılacak personel ve aile yakınlarına ait VUKUATLI NÜFUS KAYIT ÖRNEĞİ

- Çalıştırılacak personele ait İKAMETGAH İLMUHABERİ (artık E-Devlet üzerinden alınabiliyor)

- Çalıştırılacak personele ait AİLE BİLDİRİM FORMU (Asgari Geçim İndirimi için)

- Çalıştırılacak personele ait SGK İŞE GİRİŞ BİLDİRGESİ

- Çalıştırılacak personel ile iş veren arasında İŞ SÖZLEŞMESİ yapılması (Özellikle kişi part-time çalışacak ise mutlaka NOTERDEN Kısmi Süreli (Part-Time) İş Sözleşmesi yapılmalıdır.)

Yukarıda belirtilen evraklar ÇALIŞAN PERSONEL ÖZLÜK DOSYASINDA bulundurulacak olup; Mal Müdürlüğü, SGK ya da İl Sağlık Müdürlüğünden yapılacak denetlemelerde PERSONEL ÖZLÜK DOSYANIZIN eksiksiz olması büyük önem arz etmektedir. Ayrıca yukarıda sıralanan maddeler bu süreçte izleyeceğiniz yol haritasının sıralanmış halidir. Örneğin sıralamaya dikkat edecek olursak önce Mal Müdürlüğüne işe başlayışımızı bildirip; daha sonra SGK işlemlerimizi yapacağız. İş yerinin vergi sicil kaydını başlatmadan, SGK dan sigortalı sicil kaydı başlatırsak, VERGİ KAÇIRMA suçlamasıyla karşılaşırız. Tüm evraklarımızı hazırladıktan sonra personel işe başladıktan sonraki süreci nasıl yürüteceğiz şimdi de ona bakalım.

ASM'de personel çalıştıracak hekimin, bu hizmeti sunabilmek için çeşitli seçenekleri vardır:

1-Hekimin personel işlerini tamamen kendi yürüttüğü metot         

2-Hekimin hizmeti taşeron bir firma aracılığı ile aldığı metot

3-Hekimin personel işlerini muhasebeci tutarak yürüttüğü metot                                                                                                                                                                                          

1-Hekimin personel işlerini tamamen kendi yürüttüğü metot:

Bu metodu tercih ederseniz, yukarıda bahsettiğimiz evrakları hazırlayıp personelinizi işe başlattıktan sonraki süreçte her ay çalışanın sigorta pirim ödemelerini tahakkuk etmek, SGK’ya ödemek ve bildirmek, her 3 ayda bir çalışanların gelir vergisi ve stopajlarını tahakkuk etmek, vergi dairesine ödemesini yapmak ve Mal Müdürlüğüne muhtasar beyanname bildirmek sizin sorumluğunuzdadır. Bu hizmetleri yapabilmeniz için ilgili kurumlarda işlemleri yürütebilmeniz için kurumlar size kullanıcı giriş şifresi verir. Aile Hekiminin yoğun olarak hizmet sunduğu bir süreçte, ciddi hesaplamalar gerektiren ve en ufak bir dalgınlığın ciddi yükümlülükler getireceği bu metodu KonAHED olarak önermediğimizi hatırlatıp tercihi o işi yürütecek hekimimize bırakıyoruz.

2-Hekimin hizmeti taşeron bir firma aracılığı ile aldığı metot:

Bu metodu tercih ederseniz, personelin işe başlaması için gerekli evrakları sizin hazırlamanıza gerek yoktur. Çalıştıracağınız kişi zaten anlaştığınız firmanın çalışanı olduğu için onlar size özlük dosyasını hazırlar ve verir. Personel işe başladıktan sonra da çalışma sürecinde de her ay ödeyeceğiniz fatura ve yazımızın devamında bahsedeceğimiz aylık SGK dökümlerini sizlere gönderir. Kısaca, çalıştırdığınız personelin maaş, sigorta, vergi ve stopaj ödemelerini ve bunun ilgili kurumalara bildirimini anlaştığınız taşeron firma yapar. Siz sadece firmanın size gönderdiği faturayı firmaya ödeme yaparsınız. Bu anlatılanlara bakıldığında hekimler için çok cazip görünen bu metodun avantaj ve dezavantajlarını sunarak kararı yine size bırakıyoruz.

Bize göre görünen tek avantaj; yukarıda belirttiğimiz gibi hekime iş yükü oluşturmadan bütün takibi anlaşma yapılan taşeron firmanın yapıyor olması. Dezavantaj olarak gördüğümüz kaygıları paylaşacak olursak;

- Maddi olarak işlerinizi yürütecek firmaya da ödeme yapılacağından hekime yaklaşık %20 ye varan oranda ekstra külfet getirir.

- Hekim fatura ödemesini, düzenli olarak ve zamanında şirkete öderken, şirket çalıştırdığınız personele maaşını zamanında ödemeyebilir.

- Hekim fatura ödemesini, düzenli olarak ve zamanında şirkete öderken, şirket çalıştırdığınız personelin haftalık çalışma saatini olması gerekenden düşük gösterip maaşını doğru yatırmıyor olabilir. Çalıştırılan kişi, şirket çalışanı olduğu için hekim olarak kontrol mekanizmanız devre dışıdır. Bu tarz hatalar aynı zamanda gruplandırma kaybı ve geçmişe yönelik gruplandırma farkından kaynaklanan geriye dönük ödemeler yapmanıza yol açabilir.

- Hekim fatura ödemesini, düzenli olarak ve zamanında şirkete öderken, şirket çalıştırdığınız personelin sigorta ya da vergi ve stopaj ödemelerini ödemiyor olabilir. Size her ay gönderilen evrakların ödeme yapılmadan da hazırlanabileceğini unutmayınız. İlgili kurumlara ait kullanıcı giriş şifreniz olmadığından, ödemelerin gerçekten yapılıp yapılmadığını asla kontrol edemezsiniz. Kontrol mekanizması olarak firmayla hekim arasındaki güvene dayalı ilişkiden öteye gidemez.

- Hekim çalıştırdığı personelin kendi iş yerinde çalıştığını düşünürken, firma işe giriş bildirgesinde çalıştırdığınız personeli başka bir yerde çalışıyor olarak göstermiş olabilir. Böyle bir durumda, iş yerinde çalışan personelinizin, iş yerinizde çalışmıyor olarak görünmesi hukuken sigortasız ve vergisiz personel çalıştırmaktan çok ağır tazminatlarla karşılaşmanıza yol açar.

Bahsettiğimiz tüm bu dezavantajlar çeşitli örneklerle artırılabilir. Buradan çıkarmamız gereken en önemli sonuç; şirketle anlaşma yapıldığında hekimin tamamen kontrol dışı kalıp, anlaştığı şirketin tamamen iş ile ilgili etik değerlere verdiği önemle sınırlanmış olmasıdır. Bahsettiğimiz çekincelerden oluşan ihtilaflara bağlı yargılama süreçlerinde her türlü yaptırımın HEKİME hükmedildiğinin altını tekrar çizmek isteriz. Kısacası bu metodla bir hekimin personel çalıştırmasını bir hekim gözüyle betimleyecek olur isek hekimin kaşesini bir başkasına teslim etmesi gibidir. Karşılaşabileceğimiz ağır hukuki yaptırımları göz önünde bulunduracak olursak; KonAHED olarak bu metodu da önermediğimizi hatırlatıp tercihi yine siz hekimlerimize bırakıyoruz.

3-Hekimin personel işlerini muhasebeci tutarak yürüttüğü metot:

Bu metot ilk bahsettiğimiz metodun muhasebeci kontrolünde yürütülen versiyonudur, diyebiliriz. İlk metotta olduğu gibi iş veren hekimin kendisidir. Dolayısıyla yazımızın en başında bahsettiğimiz işe başlayış evraklarını muhasebecinin yönlendirmeleriyle hazırlar ve muhasebecisine teslim eder. İş veren; hekimin kendisi olduğundan işyerinin kurumlar ile yürütülecek tüm işlemlerdeki kullanıcı şifreleri, hekim üzerine açılır. Muhasebeci, bu kullanıcı üzerinden işlemlerini hekim adına yürütür ve her ay çalışanların hesap bordrosu, SGK dökümleri ile vergi ve stopaj ödemelerini hekim adına takip ederek hazırladığı evrakları takip eden ayda hekime gönderir. Bu çalışma şeklinde; hekim kullanıcı şifresine sahip olduğundan, istediğinde her ay ilgili kurumların sistemine girerek muhasebecinin ödemeleri düzenli yapıp yapmadığını, iş veren olarak düzenli takip edebilir. Muhasebeci tarafından her ay mevzuat şartlarına göre personel ücret bordrosu hazırlandığından, hekim de personel hesabına bordrodaki tutarı maaş olarak yatırır. Dolayısıyla personel maaşının zamanında yatırılması tamamen iş veren olarak hekimin kontrolünde sağlanmış olur. İlerleyen süreçte geçmişe dönük ihtilaflar yaşamamak adına maaş ödemesi asla elden yapılmamalı, personel adına açılmış banka hesabına yatırılarak, maaşın hangi ay ve yıla ait olduğu detaylı belirtilerek ödeme yapılmalıdır. Bu sistemde muhasebeciye ödenen aylık ücretler, şirket ile anlaşmaya göre çok düşük maliyetli olduğundan hekime mali yönden ek külfet getirmez. Tüm metotların biz hekimlere sağlayacağı yarar-zarar durumunu yeniden değerlendirdiğimizde KonAHED olarak; bir aile hekimi için en iyi seçeneğin muhasebeciyle anlaşmak olduğunu hatırlatıp tercihi size bırakıyoruz.

Personelimizi hangi metotla çalıştıracağımıza karar verdiysek; artık çalıştırdığımız personel ile ilgili aylık takip edip dosyamızda bulundurmamız gereken evrakları değerlendirebiliriz.                                                                                                                               

DIŞARIDAN ÇALIŞTIRILAN PERSONEL İÇİN ASM’DE DÜZENLİ TUTULACAK EVRAKLAR

1-AYLIK ÜCRET BORDROSU (Çalışan personel tarafından imzalanacaktır.)

2-AYLIK ÜCRET HESAP PUSULASI (Çalışan personel ve işveren tarafından imzalanacaktır.)

3-SGK TAHAKKUK FİŞİ

4-SGK SİGORTALI HİZMET LİSTESİ (Eksik Gün Bildirim Formu olarak da bilinir.)

5-PERSONEL PUANTAJ CETVELİ (Gruplandırma denetlemelerinde çalışan personelin haftalık çalışma saatini gösterdiğinden, aynı zamanda denetleme ekibinin özellikle baktığı formlardan biridir.)

6-PERSONEL İZİN-RAPOR DURUM FORMU (Personel izin ya da rapor alırsa doldurulması gereken formdur.)

Yukarıda belirtilen evrakları her ay düzenli dosyalamanız her türlü kurumdan yapılabilecek denetlemeyi başarıyla geçmenizi sağlayacaktır.

DIŞARIDAN ÇALIŞTIRILAN PERSONELİN İZİN KULLANIMI

İşe yeni giren personelin ilk yılını dolduruncaya kadar izin hakkı yoktur. Ancak iş veren, kendi insiyatifi ile ilk yıl da izin kullandırabilir. Personel ilk yılını doldurduktan sonra 14 gün izin hakkı kazanır. Diğer iş yerlerinden farklı olarak dışarıdan çalıştırılan personel hususunda; aile sağlığı merkezlerinde hizmetin devam etmesi esastır. Çalışan personel, izin hakkından ötürü izin kullanmak istediğinde; hekim iş veren olarak gruplandırma kriterlerini devam ettirmek adına izin süresince yerine başka bir kişiyi çalıştırmakla yükümlüdür. Ancak personel çalıştırılması ile ilgili herhangi bir süre kesintisi olması (yeni personel, izin vb.) durumunda gruplandırma kriterlerinin devamı bakımından aile hekimine 1 yılda toplam 14 güne kadar süre tanınabilir. Bu sürenin uzaması halinde hizmetin devamlılığı için başka bir personel çalıştırılmalıdır.

DIŞARIDAN ÇALIŞTIRILAN PERSONELİN İŞTEN AYRILIŞ VE TAZMİNAT HAKKI

İş kanunu gereği işe yeni giren bir personel 1 yılını doldurmadan tazminat hakkı kazanamaz. Ancak işveren, kendi insiyatifi ile yılını doldurmadan işten çıkardığı personeline isterse tazminat ödeyebilir. Personel, 1 yılını doldurduktan sonra kendi isteğiyle işten ayrılırsa tazminat hakkı kazanamaz. Ancak işveren, kendi isteğiyle işten ayrılan personeline isterse tazminat ödeyebilir. Personel çalıştığı iş yerinde, iş kanunu ya da iş sözleşmesine aykırı bir davranış da bulunur ve iş veren de bu duruma istinaden kişiyi işten çıkarırsa; personel tazminat hakkı kazanamaz. Belirtilen bu durumlar dışındaki tüm işten çıkarılmalarda, personel tazminat hakkı kazanır. Dışarıdan çalıştırdığımız personel, yazımızın başında belirttiğimiz metotlardan hangisi ile çalıştırılırsa çalıştırılsın yargıya intikal edecek süreçlerde birinci dereceden sorumlu aile sağlığı merkezindeki hekimdir. Hizmetin taşeron firma yoluyla alındığı durumlarda firma eğer tazminat yüküne girmezse gelişen yargı sürecinde hekim olarak tazminat ödeyeceğinizi hatırlatmak isteriz. En çok karşılaşılan hatalardan biri de tazminatın aylık peşin verilmesidir. Bu daha çok şirketlerle yapılan anlaşmalarda, şirketlere kişinin ilerde elde etme ihtimali olan tazminatın bir seferde ödemenin zorluğunu dikkate alarak aylık olarak fatura altında ödemektir. İş kanununa göre; çalışan kişiye işten çıkarılmadan tazminat ödenemez. Dolayısıyla önceden şirkete aylık ödenmiş olan fatura dekontlarının yargı sürecinde hiçbir geçerliliği olmayacağı gibi kişinin tazminat hakkını, şirket ödemediği takdirde de iş yerindeki hekim yasal olarak ödemek zorunda kalacaktır.

PERSONEL TAZMİNATI NASIL HESAPLANIR?

Tazminat, kişinin çalıştığı yıldaki toplam brüt ücretin 12 ye bölünmesi ile çıkan ücrettir. Kısaca 1 yıl boyunca aktif bir şekilde çalışmış personelin 1 yıllık tazminatı o yıl ki 1 aylık brüt maaşına eşittir. Her yıl asgari ücretin brüt tutarı zamlarla değiştiğinden uzun yıllar çalışmış bir kişinin tazminatı her yılın brüt ücretine göre ayrı ayrı hesaplanıp toplanmasıyla bulunurken işçi haklarını koruma yararına yapılan düzenlemeyle kişinin tazminat tutarı son çalıştığı yıldaki brüt ücret baz alınarak geçmişe yönelik hesaplanmaktadır.  Yıllarca çalışmış bir personel son çalıştığı yılın brüt ücret hesabından yüksek tazminat alabileceği ve bu süreçte aile sağlığı merkezinde çok sayıda aile hekimi değişikliği ve geçmişte çalışan hekimlere ulaşma güçlüğü düşünüldüğünde personeli yıllık çalıştırıp tazminatını ödeme modeli değerlendirilebilir.

Her ne kadar eğer şirket ile anlaştıysanız, şirkete aylık düşen tazminat miktarını ödemenin hukuki olarak geçerliliği olmadığını tekrar hatırlatmakla birlikte hekim olarak ilerde yüklü tazminatlar ödememek için personel çalıştırırken ASM banka hesabınızda personelin 1 yıllık tazminat hakkını 12 ye bölerek her ay biriktirebilirsiniz. Örneğin; çalıştığınız yerden ayrıldınız ama çalışan personel devam eden yıllarda farklı hekimlerle aynı ASM de çalışmaya devam etti. Gelişen süreçte bir tazminat hakkı oluşursa sizden de çalıştırdığınız döneme ait tazminat tutarı yasal olarak istenir. Hesapta bununla ilgili birikim yapmış olursanız bu gibi süreçlerde maddi yönden mağduriyet yaşamaz ya da işten ayrılırken çalıştırdığınız personelin işine direk son verip biriktirdiğiniz tutarı da tazminat olarak personele verirseniz ilerde de muhattap olarak aranmazsınız.

Bu yazımızda bahsettiğimiz konularda birçok aile hekimi arkadaşımız yargı süreciyle mücadele ediyor ve çıkan kararlar genelde çalıştırılan personelin lehine aile hekiminin ise aleyhine sonuçlanmaktadır. Bu tarz olayları yaşamamak adına yukarıda bahsettiğimiz olaylara dikkat etmenizi KonAHED olarak ısrarla vurguluyoruz.

Saygılarımla,

Dr. Aras Yıldız

KonAHED Hukuk Komisyonu Üyesi