ASM’ DE DIŞARIDAN ÇALIŞTIRILAN PERSONELLER İÇİN DİKKAT EDİLECEK HUSUSLAR
Aile Sağlığı
Merkezlerinde gruplandırması olan her birim, bulunduğu grupta gruplandırma
kriterinin ön gördüğü haftalık saat kadar dışardan personel çalıştırmak
zorundadır. Bunun detaylarına gruplandırma yazımızda yer vereceğiz.
ASM’ DE İŞE BAŞLAYAYACAK
PERSONEL İÇİN HAZIRLANACAK BELGELER
- Personel
çalıştıracak hekimin bulunduğu ASM’ de aile hekimi olarak görev yaptığına dair
TSM’ den alınmış GÖREV YERİ BELGESİ
- Personel
çalıştıracak hekime ait NOTERDEN ALINMIŞ
İMZA BEYANNAMESİ
- Personel çalıştıracak
hekime ait NÜFUS CÜZDANI FOTOKOPİSİ
- Personel
çalıştıracak hekime ait bağlı olduğu Mal Müdürlüğüne verilecek İŞE BAŞLAMA BİLDİRİMİ
- Personel
çalıştıracak hekime ait bağlı olduğu Mal Müdürlüğüne verilecek MUHTASAR BEYANNAME
-
Çalıştırılacak personele ait SABIKA
SİCİL KAYDI (artık E-Devlet üzerinden alınabiliyor)
-
Çalıştırılacak personele ait SAĞLIK
RAPORU
-
Çalıştırılacak personele ait NÜFUS
CÜZDANI FOTOKOPİSİ
-
Çalıştırılacak personel ve aile yakınlarına ait VUKUATLI NÜFUS KAYIT ÖRNEĞİ
-
Çalıştırılacak personele ait İKAMETGAH
İLMUHABERİ (artık E-Devlet üzerinden alınabiliyor)
-
Çalıştırılacak personele ait AİLE
BİLDİRİM FORMU (Asgari Geçim İndirimi için)
-
Çalıştırılacak personele ait SGK İŞE
GİRİŞ BİLDİRGESİ
-
Çalıştırılacak personel ile iş veren arasında İŞ SÖZLEŞMESİ yapılması (Özellikle kişi part-time çalışacak ise
mutlaka NOTERDEN Kısmi Süreli
(Part-Time) İş Sözleşmesi yapılmalıdır.)
Yukarıda
belirtilen evraklar ÇALIŞAN PERSONEL
ÖZLÜK DOSYASINDA bulundurulacak olup; Mal Müdürlüğü, SGK ya da İl Sağlık
Müdürlüğünden yapılacak denetlemelerde PERSONEL ÖZLÜK DOSYANIZIN eksiksiz
olması büyük önem arz etmektedir. Ayrıca yukarıda sıralanan maddeler bu süreçte
izleyeceğiniz yol haritasının sıralanmış halidir. Örneğin sıralamaya dikkat
edecek olursak önce Mal Müdürlüğüne işe başlayışımızı bildirip; daha sonra SGK
işlemlerimizi yapacağız. İş yerinin vergi sicil kaydını başlatmadan, SGK dan
sigortalı sicil kaydı başlatırsak, VERGİ KAÇIRMA suçlamasıyla karşılaşırız. Tüm
evraklarımızı hazırladıktan sonra personel işe başladıktan sonraki süreci nasıl
yürüteceğiz şimdi de ona bakalım.
ASM'de personel
çalıştıracak hekimin, bu hizmeti sunabilmek için çeşitli seçenekleri vardır:
1-Hekimin
personel işlerini tamamen kendi yürüttüğü metot
2-Hekimin
hizmeti taşeron bir firma aracılığı ile aldığı metot
3-Hekimin
personel işlerini muhasebeci tutarak yürüttüğü metot
1-Hekimin personel
işlerini tamamen kendi yürüttüğü metot:
Bu metodu
tercih ederseniz, yukarıda bahsettiğimiz evrakları hazırlayıp personelinizi işe
başlattıktan sonraki süreçte her ay çalışanın sigorta pirim ödemelerini
tahakkuk etmek, SGK’ya ödemek ve bildirmek, her 3 ayda bir çalışanların gelir
vergisi ve stopajlarını tahakkuk etmek, vergi dairesine ödemesini yapmak ve Mal
Müdürlüğüne muhtasar beyanname bildirmek sizin sorumluğunuzdadır. Bu hizmetleri
yapabilmeniz için ilgili kurumlarda işlemleri yürütebilmeniz için kurumlar size
kullanıcı giriş şifresi verir. Aile Hekiminin yoğun olarak hizmet sunduğu bir
süreçte, ciddi hesaplamalar gerektiren ve en ufak bir dalgınlığın ciddi
yükümlülükler getireceği bu metodu KonAHED olarak önermediğimizi hatırlatıp
tercihi o işi yürütecek hekimimize bırakıyoruz.
2-Hekimin hizmeti
taşeron bir firma aracılığı ile aldığı metot:
Bu metodu
tercih ederseniz, personelin işe başlaması için gerekli evrakları sizin
hazırlamanıza gerek yoktur. Çalıştıracağınız kişi zaten anlaştığınız firmanın
çalışanı olduğu için onlar size özlük dosyasını hazırlar ve verir. Personel işe
başladıktan sonra da çalışma sürecinde de her ay ödeyeceğiniz fatura ve
yazımızın devamında bahsedeceğimiz aylık SGK dökümlerini sizlere gönderir.
Kısaca, çalıştırdığınız personelin maaş, sigorta, vergi ve stopaj ödemelerini
ve bunun ilgili kurumalara bildirimini anlaştığınız taşeron firma yapar. Siz
sadece firmanın size gönderdiği faturayı firmaya ödeme yaparsınız. Bu
anlatılanlara bakıldığında hekimler için çok cazip görünen bu metodun avantaj
ve dezavantajlarını sunarak kararı yine size bırakıyoruz.
Bize göre
görünen tek avantaj; yukarıda belirttiğimiz gibi hekime iş yükü oluşturmadan
bütün takibi anlaşma yapılan taşeron firmanın yapıyor olması. Dezavantaj olarak
gördüğümüz kaygıları paylaşacak olursak;
- Maddi
olarak işlerinizi yürütecek firmaya da ödeme yapılacağından hekime yaklaşık %20
ye varan oranda ekstra külfet getirir.
- Hekim
fatura ödemesini, düzenli olarak ve zamanında şirkete öderken, şirket
çalıştırdığınız personele maaşını zamanında ödemeyebilir.
- Hekim fatura
ödemesini, düzenli olarak ve zamanında şirkete öderken, şirket çalıştırdığınız
personelin haftalık çalışma saatini olması gerekenden düşük gösterip maaşını
doğru yatırmıyor olabilir. Çalıştırılan kişi, şirket çalışanı olduğu için hekim
olarak kontrol mekanizmanız devre dışıdır. Bu tarz hatalar aynı zamanda
gruplandırma kaybı ve geçmişe yönelik gruplandırma farkından kaynaklanan geriye
dönük ödemeler yapmanıza yol açabilir.
- Hekim
fatura ödemesini, düzenli olarak ve zamanında şirkete öderken, şirket çalıştırdığınız
personelin sigorta ya da vergi ve stopaj ödemelerini ödemiyor olabilir. Size
her ay gönderilen evrakların ödeme yapılmadan da hazırlanabileceğini
unutmayınız. İlgili kurumlara ait kullanıcı giriş şifreniz olmadığından,
ödemelerin gerçekten yapılıp yapılmadığını asla kontrol edemezsiniz. Kontrol
mekanizması olarak firmayla hekim arasındaki güvene dayalı ilişkiden öteye
gidemez.
- Hekim
çalıştırdığı personelin kendi iş yerinde çalıştığını düşünürken, firma işe
giriş bildirgesinde çalıştırdığınız personeli başka bir yerde çalışıyor olarak
göstermiş olabilir. Böyle bir durumda, iş yerinde çalışan personelinizin, iş
yerinizde çalışmıyor olarak görünmesi hukuken sigortasız ve vergisiz personel
çalıştırmaktan çok ağır tazminatlarla karşılaşmanıza yol açar.
Bahsettiğimiz tüm bu dezavantajlar çeşitli örneklerle
artırılabilir. Buradan çıkarmamız gereken en önemli sonuç; şirketle anlaşma
yapıldığında hekimin tamamen kontrol dışı kalıp, anlaştığı şirketin tamamen iş
ile ilgili etik değerlere verdiği önemle sınırlanmış olmasıdır. Bahsettiğimiz
çekincelerden oluşan ihtilaflara bağlı yargılama süreçlerinde her türlü
yaptırımın HEKİME hükmedildiğinin altını tekrar çizmek isteriz. Kısacası bu
metodla bir hekimin personel çalıştırmasını bir hekim gözüyle betimleyecek olur
isek hekimin kaşesini bir başkasına teslim etmesi gibidir. Karşılaşabileceğimiz
ağır hukuki yaptırımları göz önünde bulunduracak olursak; KonAHED olarak bu
metodu da önermediğimizi hatırlatıp tercihi yine siz hekimlerimize bırakıyoruz.
3-Hekimin personel
işlerini muhasebeci tutarak yürüttüğü metot:
Bu metot ilk
bahsettiğimiz metodun muhasebeci kontrolünde yürütülen versiyonudur,
diyebiliriz. İlk metotta olduğu gibi iş veren hekimin kendisidir. Dolayısıyla
yazımızın en başında bahsettiğimiz işe başlayış evraklarını muhasebecinin
yönlendirmeleriyle hazırlar ve muhasebecisine teslim eder. İş veren; hekimin
kendisi olduğundan işyerinin kurumlar ile yürütülecek tüm işlemlerdeki
kullanıcı şifreleri, hekim üzerine açılır. Muhasebeci, bu kullanıcı üzerinden
işlemlerini hekim adına yürütür ve her ay çalışanların hesap bordrosu, SGK
dökümleri ile vergi ve stopaj ödemelerini hekim adına takip ederek hazırladığı
evrakları takip eden ayda hekime gönderir. Bu çalışma şeklinde; hekim kullanıcı
şifresine sahip olduğundan, istediğinde her ay ilgili kurumların sistemine
girerek muhasebecinin ödemeleri düzenli yapıp yapmadığını, iş veren olarak
düzenli takip edebilir. Muhasebeci tarafından her ay mevzuat şartlarına göre
personel ücret bordrosu hazırlandığından, hekim de personel hesabına bordrodaki
tutarı maaş olarak yatırır. Dolayısıyla personel maaşının zamanında yatırılması
tamamen iş veren olarak hekimin kontrolünde sağlanmış olur. İlerleyen süreçte
geçmişe dönük ihtilaflar yaşamamak adına maaş ödemesi asla elden yapılmamalı,
personel adına açılmış banka hesabına yatırılarak, maaşın hangi ay ve yıla ait
olduğu detaylı belirtilerek ödeme yapılmalıdır. Bu sistemde muhasebeciye ödenen
aylık ücretler, şirket ile anlaşmaya göre çok düşük maliyetli olduğundan hekime
mali yönden ek külfet getirmez. Tüm metotların biz hekimlere sağlayacağı
yarar-zarar durumunu yeniden değerlendirdiğimizde KonAHED olarak; bir aile
hekimi için en iyi seçeneğin muhasebeciyle anlaşmak olduğunu hatırlatıp tercihi
size bırakıyoruz.
Personelimizi hangi metotla çalıştıracağımıza karar
verdiysek; artık çalıştırdığımız personel ile ilgili aylık takip edip
dosyamızda bulundurmamız gereken evrakları değerlendirebiliriz.
DIŞARIDAN
ÇALIŞTIRILAN PERSONEL İÇİN ASM’DE DÜZENLİ TUTULACAK EVRAKLAR
1-AYLIK ÜCRET BORDROSU (Çalışan personel
tarafından imzalanacaktır.)
2-AYLIK ÜCRET HESAP PUSULASI (Çalışan
personel ve işveren tarafından imzalanacaktır.)
3-SGK TAHAKKUK FİŞİ
4-SGK SİGORTALI HİZMET LİSTESİ (Eksik Gün
Bildirim Formu olarak da bilinir.)
5-PERSONEL PUANTAJ CETVELİ (Gruplandırma
denetlemelerinde çalışan personelin haftalık çalışma saatini gösterdiğinden,
aynı zamanda denetleme ekibinin özellikle baktığı formlardan biridir.)
6-PERSONEL İZİN-RAPOR DURUM FORMU
(Personel izin ya da rapor alırsa doldurulması gereken formdur.)
Yukarıda belirtilen evrakları her ay düzenli dosyalamanız
her türlü kurumdan yapılabilecek denetlemeyi başarıyla geçmenizi sağlayacaktır.
DIŞARIDAN
ÇALIŞTIRILAN PERSONELİN İZİN KULLANIMI
İşe yeni
giren personelin ilk yılını dolduruncaya kadar izin hakkı yoktur. Ancak iş
veren, kendi insiyatifi ile ilk yıl da izin kullandırabilir. Personel ilk
yılını doldurduktan sonra 14 gün izin hakkı kazanır. Diğer iş yerlerinden
farklı olarak dışarıdan çalıştırılan personel hususunda; aile sağlığı
merkezlerinde hizmetin devam etmesi esastır. Çalışan personel, izin hakkından
ötürü izin kullanmak istediğinde; hekim iş veren olarak gruplandırma
kriterlerini devam ettirmek adına izin süresince yerine başka bir kişiyi
çalıştırmakla yükümlüdür. Ancak personel çalıştırılması ile ilgili herhangi bir süre kesintisi olması (yeni personel, izin vb.) durumunda gruplandırma kriterlerinin devamı bakımından aile hekimine 1 yılda toplam 14 güne kadar süre tanınabilir. Bu sürenin uzaması halinde hizmetin devamlılığı için başka bir personel çalıştırılmalıdır.
DIŞARIDAN
ÇALIŞTIRILAN PERSONELİN İŞTEN AYRILIŞ VE TAZMİNAT HAKKI
İş kanunu
gereği işe yeni giren bir personel 1 yılını doldurmadan tazminat hakkı
kazanamaz. Ancak işveren, kendi insiyatifi ile yılını doldurmadan işten
çıkardığı personeline isterse tazminat ödeyebilir. Personel, 1 yılını
doldurduktan sonra kendi isteğiyle işten ayrılırsa tazminat hakkı kazanamaz.
Ancak işveren, kendi isteğiyle işten ayrılan personeline isterse tazminat
ödeyebilir. Personel çalıştığı iş yerinde, iş kanunu ya da iş sözleşmesine
aykırı bir davranış da bulunur ve iş veren de bu duruma istinaden kişiyi işten
çıkarırsa; personel tazminat hakkı kazanamaz. Belirtilen bu durumlar dışındaki
tüm işten çıkarılmalarda, personel tazminat hakkı kazanır. Dışarıdan
çalıştırdığımız personel, yazımızın başında belirttiğimiz metotlardan hangisi
ile çalıştırılırsa çalıştırılsın yargıya intikal edecek süreçlerde birinci
dereceden sorumlu aile sağlığı merkezindeki hekimdir. Hizmetin taşeron firma
yoluyla alındığı durumlarda firma eğer tazminat yüküne girmezse gelişen yargı
sürecinde hekim olarak tazminat ödeyeceğinizi hatırlatmak isteriz. En çok
karşılaşılan hatalardan biri de tazminatın aylık peşin verilmesidir. Bu daha
çok şirketlerle yapılan anlaşmalarda, şirketlere kişinin ilerde elde etme
ihtimali olan tazminatın bir seferde ödemenin zorluğunu dikkate alarak aylık
olarak fatura altında ödemektir. İş kanununa göre; çalışan kişiye işten
çıkarılmadan tazminat ödenemez. Dolayısıyla önceden şirkete aylık ödenmiş olan
fatura dekontlarının yargı sürecinde hiçbir geçerliliği olmayacağı gibi kişinin
tazminat hakkını, şirket ödemediği takdirde de iş yerindeki hekim yasal olarak
ödemek zorunda kalacaktır.
PERSONEL TAZMİNATI
NASIL HESAPLANIR?
Tazminat,
kişinin çalıştığı yıldaki toplam brüt ücretin 12 ye bölünmesi ile çıkan
ücrettir. Kısaca 1 yıl boyunca aktif bir şekilde çalışmış personelin 1 yıllık
tazminatı o yıl ki 1 aylık brüt maaşına eşittir. Her yıl asgari ücretin brüt
tutarı zamlarla değiştiğinden uzun yıllar çalışmış bir kişinin tazminatı her
yılın brüt ücretine göre ayrı ayrı hesaplanıp toplanmasıyla bulunurken işçi haklarını koruma yararına yapılan düzenlemeyle kişinin tazminat tutarı son çalıştığı yıldaki brüt ücret baz alınarak geçmişe yönelik hesaplanmaktadır. Yıllarca çalışmış bir personel son çalıştığı yılın brüt ücret hesabından yüksek tazminat alabileceği ve bu süreçte aile sağlığı merkezinde çok sayıda aile hekimi değişikliği ve geçmişte çalışan hekimlere ulaşma güçlüğü düşünüldüğünde personeli yıllık çalıştırıp tazminatını ödeme modeli değerlendirilebilir.
Her ne kadar
eğer şirket ile anlaştıysanız, şirkete aylık düşen tazminat miktarını ödemenin
hukuki olarak geçerliliği olmadığını tekrar hatırlatmakla birlikte hekim olarak
ilerde yüklü tazminatlar ödememek için personel çalıştırırken ASM banka
hesabınızda personelin 1 yıllık tazminat hakkını 12 ye bölerek her ay
biriktirebilirsiniz. Örneğin; çalıştığınız yerden ayrıldınız ama çalışan
personel devam eden yıllarda farklı hekimlerle aynı ASM de çalışmaya devam
etti. Gelişen süreçte bir tazminat hakkı oluşursa sizden de çalıştırdığınız
döneme ait tazminat tutarı yasal olarak istenir. Hesapta bununla ilgili birikim
yapmış olursanız bu gibi süreçlerde maddi yönden mağduriyet yaşamaz ya da işten
ayrılırken çalıştırdığınız personelin işine direk son verip biriktirdiğiniz
tutarı da tazminat olarak personele verirseniz ilerde de muhattap olarak
aranmazsınız.
Bu yazımızda
bahsettiğimiz konularda birçok aile hekimi arkadaşımız yargı süreciyle mücadele
ediyor ve çıkan kararlar genelde çalıştırılan personelin lehine aile hekiminin
ise aleyhine sonuçlanmaktadır. Bu tarz olayları yaşamamak adına yukarıda
bahsettiğimiz olaylara dikkat etmenizi KonAHED olarak ısrarla vurguluyoruz.
Saygılarımla,
Dr. Aras
Yıldız
KonAHED
Hukuk Komisyonu Üyesi